Elektronische Verarbeitung von Rechnungen mit MediData
Konfiguration der Zugangsdaten
Für die Nutzung von MediData werden dem Benutzer nach Vertagsabschluss von MediData individuelle Zugangsdaten zugestellt. Damit kann das Kundenportal von MediData im Internet benutzt werden.
Im MediData-Kundenportal muss das benutzerspezifische Zertifikat aktiviert und angefordert bzw. heruntergeladen werden (siehe Anleitung MediData "Anleitung_Aktivierung-Zertifikat_A4_de.pdf").
Zuerst wird der Nutzungs-Zugang zum MediData-Netz definiert:
Die entsprechende Zertifikats-ID und das Zertifikats-Passwort werden in der Benutzerkonfiguration im Layout "TARMED / XML" eingetragen und die Zertifikatsdatei in das entsprechende Feld rechts davon eingefügt (mit Drag & Drop oder Ctrl-Mausklick). Abschliessend wird die Basis-URL für den individuellen MediData-Server aus den Zugangsdaten eingetragen.
Rechnungskopie
Bei Rechnungsstellung an die Versicherer (Tiers Payant) besteht die Pflicht, dem Patienten eine Rechnungskopie zuzustellen. MediData versendet diese auf Wunsch per gesichertem Mail an den Patienten, sofern die entsprechenden Daten beim Partner (Einwilligung zur Rechnungsstellung per Mail & Mobiltelefon, E-Mailadresse) vorhanden sind.
Der Patient erhält dann eine entsprechende Mail, mit welcher die Rechnungskopie heruntergeladen werden kann.
Mit dem Link kann im Patientenportal eine SMS angefordert werden, welche den Zugangscode zum geschützten Dokument ermöglicht.
Die Rechnungskopie kann mit dem Link heruntergeladen werden.
MediData-Funktionen
Die MediData-Funktionalität kann über das Scriptmenu oder über das Panel "Zusätze" im Layout "Rechnungen" aufgerufen werden.
Auf dem Hauptbildschirm können die für MediData notwendigen Funktionen aufgerufen werden:
Die Zugangsdaten gemäss Vetrag mit MediData werden vom Benutzer übernommen. Falls mehrere Benutzer möglich sind, können diese ausgewählt und die entsprechenden Daten aktualisiert werden.
In allen Funktionalitäten werden Listen angezeigt, welche die jeweils benötigten Daten (Empfangs- und Verabeitungsstatus, MediData-Referenznummern, Fehler etc.) anzeigen. Zudem können dort weitere Details (z.B. XML-Dateien) angesehen werden und Empfangsbestätigungen an MediData versandt werden. Die verschiedenen Buttons erläutern mit Hilfetexten ihre Funktionalitäten.
Rechnungen
Für die Verarbeitung von Rechnungen werden die dafür in PsyQOS erstellten Daten als XML-Dateien aufbereitet und mit einer Internetschnittstelle zu einer Webapplikation von MediData gesandt. Mit "Sende alle Rechnungen" werden die in PsyQOS vorhandenen Rechnungen an MediData gesandt.
Der Verarbeitungsstatus etc. können auf der Rechnungsliste eingesehen werden.
Der Status gibt Auskunft über den Stand der Verarbeitung durch MediData:
- PROCESSING: Rechnung wurde an MediData übermittelt
- DONE: Rechnung wurde versandt und die Rechnungskopie vom Patienten abgeholt
- ERROR: Es ist ein Fehler aufgetreten
Die Buttons bei der Rechnung können für Detail-Aktionen und Informationen genutzt werden (sie können je nach Status ändern):
- Status abfragen
- Rechnung an MediData senden
- Dateiinformationen
- XML-Datei ansehen
- XML-Datei aus PsyQOS entfernen
- Rechnungsdatensatz entfernen
Die Statusmeldungen können auch im Mandantenportal eingesehen werden.
Benachrichtigungen
Falls Probleme mit Rechnungsübermittlungen auftreten, stellt MediData im Mandanten-Portal entsprechende Nachrichten zur Verfügung. In Kurzform können diese auch im PsyQOS/MediData-Modul eingelesen und ggf. quittiert werden.
Die MediData-Bedingungen erfordern, dass solche Meldungen jeweils quittiert werden. Dies kann durch das Anklicken des Symbols ganz rechts oder im Mandanten-Portal von MediData erfolgen.
Damit wird der Empfang der Meldung quittiert und kann entsprechend abgearbeitet werden.
Dokumente / Rechnungsantworten
MediData kann im Mandanten-Portal ebenfalls Dokumente (z.B. Rechnungsantwort bei Fehlern) an die Mandanten zur Verfügung stellen. Diese können auch im PsyQOS/MediData-Modul eingelesen werden.
Die MediData-Bedingungen erfordern, dass der Erhalt solcher Dokumente jeweils quittiert werden. Dies kann durch den Pfeil-Button ganz links oder im Mandanten-Portal von MediData erfolgen. Danach wechselt der Status wieder auf CONFIRMED.
Teilnehmende Kostenträger
MediData stellt eine laufend aktualisierte Liste von Teilnehmenden am MediData-Netz zur Verfügung, wobei insbesondere die Angaben der Versicherer von Belang sind.
easy-solutions GmbH pflegt diese Liste regelmässig in PsyQOS ein und die entsprechenden Angaben können im Partner-Modul abgerufen werden. Dort wird auch angezeigt, ob ein Versicherer via MediData-Netz für elektronische Rechnungsstellung verfügbar ist.
Bei Problemen kann die aktuelle Liste im PsyQOS/MediData-Modul angefordert werden und die Daten können bis zum nächsten Update manuell korrigiert werden.